1. O que é o serviço:
Informações sobre substituição de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) emitida com erro.
2. Como o órgão atua:
Substituição da nota ocorre em caso de erro de preenchimento
Cancelamento da nota ocorre quando o serviço não foi prestado ou foram emitidas duas notas para o mesmo serviço.
3. Como solicitar:
O procedimento de cancelamento/substituição da nota sempre começa pela internet, no sistema da nota carioca. Em caso de qualquer erro na NFS-e emitida, a mesma deve ser substituída por outra, no próprio sistema da Nota Carioca, no item Substituição de NFS-e. No caso de cancelamento, é necessário fazer uma consulta à nota, abrir-la e clicar em Cancelar.
Se a nota fiscal emitida com erro gerou uma guia para pagamento do ISS, mas o pagamento ainda não foi efetuado, é necessário primeiro cancelar essa guia. Acesse o menu “Guias de Recolhimento”, abra a guia que deseja cancelar na coluna “Nº do Documento” e depois clique na opção “Cancelar Guia”. Realize depois a substituição/ cancelamento da Nota.
Se já houve o pagamento da guia do ISS, quando a Nota for substituída/ cancelada o crédito pelo valor pago voltará para o prestador. Há duas hipóteses: se a nova Nota gerada tiver valor de ISS igual ou inferior ao da nota substituída, essa nova Nota (Substituta) já nascerá quitada por meio de uma guia emitida automaticamente pelo sistema. Se o valor do ISS da Nota nova for superior, não haverá quitação, mas o crédito ficará disponível no sistema para ser utilizado pelo prestador. No caso de cancelamento o valor voltará para o sistema.
4. Prazos:
O prazo para cancelamento/substituição de forma automática pelo sistema é de 160 dias.
Passado o prazo, a nota ainda poderá ser substituída ou cancelada, mas não de forma automática. O pedido deverá ser feito por processo administrativo formalizado na Gerência de Fiscalização do ISS a que estiver vinculada a inscrição municipal do contribuinte. Além disso, quando as notas cujo substituição/cancelamento resultarem na redução do valor do ISS em mais de R$ 5.000,00, mesmo que dentro dos prazos, a substituição/cancelamento também deve ser solicitada junto à Gerência do ISS.
Quando a nota for emitida com retenção (pagamento pelo tomador) e o pagamento do ISS já tiver sido feito, não há Substituição de Nota. Nesse caso, se foi verificado erro na emissão da Nota, deverá ser feito o cancelamento (através de processo administrativo) e emissão de uma nova Nota com os dados corretos.
5. Documentos necessários para a abertura do processo de cancelamento/substituição:
- petição dirigida à autoridade ou órgão competente, contendo: Nome, razão social ou denominação do requerente, seu endereço, número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas ou no Cadastro de Pessoas Físicas e no Cadastro de Atividades Econômicas, quando for o caso
- a pretensão e seus fundamentos, expostos com clareza e precisão
- os meios de prova com os quais pretende demonstrar a procedência de suas alegações
- indicação, após a assinatura, do nome completo do signatário, do número e do órgão expedidor de sua carteira de identidade
- endereço para recebimento de comunicações e/ou intimações, CEP e telefone
- cópia da Ficha de Informações Cadastrais (FIC) ou do Cartão de Inscrição Municipal
- cópia do Estatuto Social ou do Contrato Social e todas as alterações ou apenas a última alteração, caso esta esteja consolidada
- cópia da Ata de eleição da atual diretoria (para o caso de Estatuto Social)
- original e cópia ou cópia autenticada da Procuração com firma reconhecida do outorgante, e da identidade do outorgado (quando necessário)
- documentos que comprovem declarações contidas na petição, sempre que necessário
- contrato de Prestação de Serviços
- cópia da nota cancelada/substituída.
Os documentos também listados na página do ISS https://www.rio.rj.gov.br/web/smf/iss > Nota Carioca - Documentos.
6. Informações complementares:
Embora em regra tenham “data de emissão” diferentes, a competência da NFS-e Substituta (Nota nova) será igual à da Substituída; somente poderão ter competências diferentes caso seja utilizado um RPS para emitir a Nota Substituta, desde que nesse RPS seja apontada uma “data de emissão” referente a um mês diverso daquele em que foi emitida a Nota Substituída.
O procedimento errado de cancelamento em vez de substituição ou vice-versa não gera ônus para o contribuinte.
O cancelamento é irreversível. Caso ocorra por erro, uma nova nota deverá ser gerada.
Competência é o mês em que o serviço é prestado e serve como referência para pagamento do imposto. Ex: serviço prestado em março terá como competência o mês de março, porém o pagamento do imposto será até o dia 10 do mês seguinte.
Em caso de dúvidas sobre o passo a passo para encontrar a opção de cancelamento, acesse os tutoriais disponibilizados no site da Nota Carioca. Os critérios estão normatizados na Resolução SMF n° 2617/2010 e na Portaria F/SUBTF/CIS nº 207/2012.
No caso de cancelamento (substituição) já realizado de uma Nota mas com o valor do ISS ainda constando no sistema, e em havendo processo de cancelamento/substituição dessa NFS-e aberto, será necessário aguardar a aprovação da SMF. Quando for emitir a guia de recolhimento, exclua essa nota da lista de documentos fiscais constantes dessa guia, ou se já tiver emitido a guia, cancele-á e emita uma nova guia excluindo essa nota. Quando o cancelamento (substituição) for aprovado, essa nota não aparecerá mais nas guias de recolhimento.