1. O que é o serviço: 

Informações cancelamento, conversão e emissão de RPS.

2. Como solicitar:

Cancelamento:  O RPS só poderá ser cancelado nas mesmas hipóteses do cancelamento da Nota Carioca: quando não houver a prestação do serviço ou quando ocorrer duplicidade na sua emissão. Quando o prestador de serviços cancelar um RPS ainda não entregue ao tomador do serviço, deverá juntar as duas vias e guardar por 5 anos. Nesse caso, o RPS não deve ser convertido. Quando o prestador de serviços cancelar um RPS já entregue ao tomador do serviço, deverá efetuar a sua conversão da seguinte forma: converter individualmente os RPS cancelados e cancelar as respectivas Notas Cariocas ou informar a condição de “RPS cancelado” no arquivo transmitido em lote para conversão, hipótese em que será gerada automaticamente uma Nota Carioca cancelada. Nesse caso, não é necessário guardar o RPS por 5 anos.

Consequências da não conversão:A não conversão configura não emissão de nota fiscal ou documento equivalente e sujeitará o prestador de serviços à multa. Caso o contribuinte, espontaneamente (antes de ser fiscalizado), efetue a conversão do RPS em Nota Carioca, ainda que fora do prazo, não haverá penalidade. A conversão deve ser feita mesmo que não ocorra a retenção do imposto (quando o tomador do serviço paga o ISS), pois a geração da guia de recolhimento somente será possível a partir do momento em que o RPS tiver sido convertido em Nota.

Para usuários cadastrados no Sistema basta utilizar o caminho "Consultas de NFS-e” e efetuar a “Consulta por RPS”. Para usuários não cadastrados no Sistema, essa verificação pode ser feita no site https://www.notacarioca.rio.gov.br, através do menu "Consulta de RPS". Nesse caso, não é necessário estar logado no Sistema.

Conversão online:Quando o RPS for convertido em Nota Carioca por meio de transmissão de arquivo, não há como transmiti-lo online. A conversão online do RPS só será possível quando ele for emitido e gerada a Nota Carioca no mesmo momento. Nesse caso, não é necessário que ele seja reenviado por meio de transmissão de arquivo.

Prazo:O RPS deverá ser convertido em NFS-e até o 20º (vigésimo) dia seguinte ao de sua emissão, não podendo ultrapassar o dia 2 do mês seguinte ao mês de competência. O prazo inicia-se no dia seguinte ao da emissão do RPS.

Erro no preenchimento de campos não obrigatórios: O erro na conversão em lote de RPS ocorre quando não está sendo respeitado o formato ou o padrão estabelecido no campo a ser preenchido (por exemplo: a data segue o formato: ano-mês-dia, com 4-2-2 caracteres, respectivamente). Os detalhes sobre esses padrões estão no link “Manuais de Ajuda”, na página da Nota Carioca. Para arquivos XML, consultar o “Manual de Envio de RPS em Lote; para arquivos TXT, consultar o “Manual de Envio de RPS, Declaração de Notas Recebidas e Declaração de Materiais em Lote. Caso não deseje informar os campos não obrigatórios, observar o seguinte: para arquivo XML, a TAG do campo deve ser eliminada; para arquivos TXT, os campos numéricos devem ser preenchidos com zeros até completar o seu tamanho máximo, e os campos alfanuméricos devem ser preenchidos com espaços em branco até completar o seu tamanho máximo.

Erro no preenchimento do campo Inscrição Municipal (tomador de serviços de outros municípios):O erro 219 significa que o preenchimento do número da inscrição do tomador de serviços no campo “Detalhe do arquivo de conversão” não é necessário. O campo “Inscrição Municipal” do tomador somente deverá ser preenchido para tomadores de serviço estabelecidos no município do Rio de Janeiro. Para tomadores estabelecidos fora deste município, deve-se preencher este campo com zeros.

Erro no preenchimento do campo Inscrição Municipal (tomador de serviços do município do RJ com mais de 1 Inscrição Municipal ): O erro 220 significa que o CNPJ do tomador de serviços possui mais de uma inscrição. Nestas situações, é obrigatório o preenchimento do campo ”Inscrição Municipal” do Tomador”.

Momento da conversão de notas fiscais convencionais:A emissão de notas em papel somente foi possível até o ano de 2010 (Resolução SMF 2.617/2010). Caso ainda restem notas em papel emitidas naquele ano, quando do mês da adesão ao Sistema da Nota Carioca (data da autorização da emissão de Nota Carioca), e que ainda não tenham sido convertidas em Nota Carioca, deve-se realizar essa conversão o quanto antes.

As informações da nota em papel devem ser registradas na Nota Carioca convertida como dados do RPS. Entretanto, mesmo que a empresa ainda não tenha aderido ao Sistema, ela é obrigada a converter em Notas Cariocas todas as notas em papel emitidas a partir do momento em que ela ficou obrigada à adesão.

O Sistema irá gerar a Nota Carioca logo após a importação do arquivo de RPS, ou seja, a conversão é imediata.

Transmissão/Envio de arquivos em lote:O arquivo gerado poderá ser transmitido diretamente no Sistema de Nota Carioca, através de arquivo formato TXT ou XML. Para maiores detalhes sobre layout, instruções para o padrão do envio, arquivos em lotes etc., favor consultar os manuais disponíveis no site da Nota Carioca, na opção "Manuais de Ajuda", arquivos "Manual de Envio de RPS, Declaração de Notas Recebidas e Declaração de Materiais em Lote" ou "Manual de Envio de RPS em Lote". 

O Sistema da Nota Carioca permite o envio de arquivos de RPS em lote, por meio da opção "Envio de Arquivo". Podem ser enviados arquivos no formato TXT ou XML, de acordo com os layouts previstos nos manuais do Sistema. Primeiramente, o Sistema validará as informações. Não havendo nenhum erro, é possível realizar a gravação do arquivo, quando então serão geradas as Notas Cariocas correspondentes. O Sistema também permite a utilização de webservice, que é um programa específico que a empresa pode ter (formato de arquivo XML). Detalhes e demais instruções: "Manuais de Ajuda", no site da Nota: "Manual de Envio de RPS, Declaração de Notas Recebidas e Declaração de Materiais em Lote" ou "Manual de Envio de RPS em lote. 

Após a transmissão/envio do arquivo de RPS será apresentado um relatório resumindo este processo. Se não houver erros no arquivo, o mesmo poderá ser gravado e todos os RPS serão convertidos em Notas imediatamente após a gravação. Ao final da operação, será possível transferir para o Sistema do contribuinte o arquivo contendo as notas eletrônicas geradas.

Em caso de erro no arquivo de transmissão dos RPS, deve-se verificar o relatório de erros que será gerado automaticamente e, após a correção do erro, gerar novo arquivo. Quando não houver mais erros, será possível gravar o arquivo. Descrição de todos os erros e possíveis soluções: (www.notacarioca.rio.rj.gov.br) > Manual de Ajuda >  Manual de Envio de RPS, Declaração de Notas Recebidas e Declaração de Materiais em Lote, ou o Manual de Envio de Arquivo de RPS em Lote. Caso não consiga corrigir o erro, o procedimento é enviar e-mail para notacariocasis.smf@pcrj.rj.gov.br informando o código do erro e detalhando o problema.

Transmissão /envio de arquivos de RPS já convertidos (duplicidade): Caso haja nova transmissão, o Sistema irá comparar o RPS convertido anteriormente com o atual. Se não houver alteração, o RPS atual será ignorado e não será processado. Se houver alteração, o Sistema irá cancelar a Nota Carioca anterior e o RPS atual será processado e convertido em uma nova Nota Carioca substituta.

Confecção do RPS e cupom fiscal:O RPS pode ser emitido em qualquer papel, inclusive cupom, mesmo que manualmente, desde que contenha as informações exigidas pela legislação vigente. A impressão gráfica do RPS é opcional, não sendo necessária a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF). 

3. Informações complementares: 

Conforme  artigo. 12 da Resolução SMF Nº 2.617/2010, o RPS terá formato livre, devendo conter as seguintes informações:

• a expressão “Recibo Provisório de Serviços – RPS”
• numeração em ordem crescente sequencial, iniciada pelo numeral 1
• identificação da série alfanumérica, no caso de o prestador utilizar, simultaneamente, mais de um talonário ou equipamento emissor de RPS
• data de emissão
• identificação do prestador do serviço
• identificação do tomador do serviço
• informações quanto ao serviço prestado
• a mensagem: Obrigatória a conversão em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica - NFS-e - Nota Carioca em até vinte dias. Consulte https://notacarioca.rio.gov.br.

O RPS será numerado em ordem crescente sequencial a partir do número 1 (um). Para quem já é emitente de nota fiscal convencional, quando for autorizado o início da emissão da Nota Carioca (em qualquer dia do mês), o RPS deverá manter a sequência numérica do último documento fiscal convencional emitido.

O talão de notas fiscais convencionais pode ser usado como RPS pelo prestador de serviços. Quando o prestador fizer esta escolha, ele deverá usar estas notas até o seu término.

O RPS deve ser emitido em 2 vias iguais - uma prestador, uma tomador.